ちょらぶろぐ

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残業しない仕事術!仕事のスピードをあげるための3つのコツ

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みなさんこんにちわ!ちょらぶろぐのヒデチョラです!(@hidechora) 

昨日は、残業しないで早く帰る仕事術について、仕事を減らす重要性をお話ししました。

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今回は、残業しないで早く帰るためのもう一つの手法、仕事のスピードを上げるコツのお話をします。

あくまで、仕事のスピードを上げるお話です。仕事が出来る奴になるためのお話しではないのでご容赦ください。

そもそも仕事が出来る奴とはどんな人でしょうか?

私は、短い時間・期間でより完成度の高い成果を上げる人材だと考えます。

では完成度の高い成果って何でしょうか?

私にはわかりません(笑) いや、わからないわけではありません。

正確に言うと、成果が高いかどうかは、見る人によって違うと思うんです。

例えば、結果を重視する上司もいれば、過程を評価する上司もいるでしょうし、資料のレベルについても、図やグラフのみで構成される資料が好きな方もいれば、文字をぎっしり詰め込んで、読めるものにしないとダメ!と言う人もいるでしょう。

だから、私の考える、完成度の高い成果を上げるということは、その時の上司に合わせて、適切な成果を出すことです。

そうなると、普遍的なアドバイスが出来ないので、仕事のスピードアップ術にフォーカスしてお話しします。

 

仕事のスピードアップのための超現実的なコツを紹介

 世の中には、たくさんの仕事術の本があります。そこには多くの有識者がもっともらしい仕事術を紹介していると思いますが、人間はそこまで優秀な生き物ではないため、一冊の本に書いてあることすべてを意識して日々業務はできないと思います。

それよりも、このブログに書いてある、超現実的で、すぐに実践できることをやったほうが、楽して仕事のスピードを上げられるのではと思います。

それでは具体的な方法を紹介していきましょう。

 

1.移動を減らす

移動している時間って、何も付加価値を生んでいないんですよね。

だから移動が長ければ長いほど、仕事の処理する時間が減ってしまいます。

だから移動を極力減らすことが必要です。言い換えれば、1回の移動で出来ることを増やす必要があるということです。

1日のスケジュールを見てみてください

10時に3階の会議室で打ち合わせをし、15時には5階で取引先と打ち合わせがあるとします。

その時間に漠然とそこに向かうのではなく、1回の行動で、なるべく多くの情報を集め、仕事をこなすようにします。

例えば、「10時に3階の会議室に行くので、その時に合わせて3階の○○さんに、15時からの取引先との打ち合わせについて、情報交換をしておこう。そのためには、9時30分までにこの資料を準備しておこう。」

「15時からは5階で取引先と会議があるから、5階の〇〇さんから頼まれている仕事は、打ち合わせ終わりの16時頃に直接話しにいこう…ついでにその時にトイレに行って、帰りにコーヒーを買って、コピー機に寄って、書類を印刷してから机に戻ってこよう。だから印刷物は15時前になるべく多く印刷予約しておこう。」等、行動計画を決めて、そこから逆算して仕事の順番を決めましょう。

そうすることで、1回の行動で収集できる情報や、処理できる仕事が増えるので、行動回数が減り、効率が上がることで、仕事を早く終わらせることが出来ます。

最初はザックリでいいです。

2.整理整頓をする

これけっこう重要です。

あの世界のTOYOTAでは、「モノは探すな!取りに行け!」と教育されるそうです。

探している時間は何も生まない、無駄な時間ということですね。

常日頃から、自身の仕事場は整理整頓をしておきましょう。

必要以上にものを置かない、いらなくなった紙は捨てる、机の中に必要以上にモノを入れないなどです。

私の机は、私の会社で一番きれいな自信があります!

意外と見落としがちなのが、データの整理整頓です。

よく使うファイルが、フォルダーの奥の奥の奥に格納されていませんか?

きちんとフォルダ分けされておらず、どのフォルダに必要なファイルが入っているかわからなくなっていませんか?

いらないファイルをそのままにして、どれが見たいファイルかわからない状態ではありませんか?

データの整理も忘れずにしっかりやりましょう!

 

3.資料作成時は設計図を書こう

どの仕事に1番時間がかかっている?と聞いたときに、「資料作り」と答える方が一番多い気がします。
パワーポイントや、エクセル、ワード等で、とりあえず資料作りを始めるのではなく、事前にどのようなレイアウトで、どんな順番で、どういうコメント、グラフを記載していこうか?というザックリとした内容を、メモ帳か何かに書くようにしましょう。

イメージとしては、漫画のネームみたいなものです。

いきなり資料を綺麗に作り始めようとすると、あとからその情報が必要ないと分かった時、資料作りの時間が無駄になってしまいます。

最初に設計図(ネーム)書いておけば、どの情報が必要か等が事前にわかるため、極端に後戻り作業が減ると思います。

 

おまけ

ちなみに、人に仕事をお願いする時も、ひと手間加えてあげましょう。みんなで仲良く早く帰るためです(笑)

例えば、あなたがエクセルで資料を作り、50人にその資料を送って、必要事項を記入してもらうとしましょう。

50人にとって必要ない情報がそのエクセルに入っていたら、その50人はまず、そのいらないデータを消してから作業をするはずです。

一人あたり3分かけていらないデータを消去した場合、3分×50人で、150分の時間を削ることになります。

しかしあなたが事前に手間をかけて、3分かけていらないデータを消しておけば、147分もの付加価値を生み出す可能性がある時間を作ることが出来るのです。

ほんのひと手間が、組織全体の仕事のスピードを上げる可能性があります。

 

まとめ

仕事を早く処理するコツは

移動回数を減らす

机、データの整理整頓をする

資料作りは設計図作りから始める

 

いかがでしたでしょうか?

具体的なので、すぐに参考にできると思います!

皆さんも仕事量を減らし、作業効率をアップさせ、さっさと早く帰るようにしましょう!

仮に残業をしないで早く帰ることが評価されない!という、どうしようもないダメ会社にいるあなた!(笑)

転職を考えましょう(笑)

あなたはもっと高いレベルで働くことが出来るはずです!

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